Otel odalarının online seyahat acentelerinde ve çeşitli global pazarlarda yer alarak daha fazla gezgine ulaşmasına olanak sunan otel yazılımlarına “otel kanal yöneticisi” adı verilir. Kanal yöneticisi, otel oda satış sürecini otomatikleştirerek “insan hatası” faktörünü ortadan kaldırır. Her bir otel odası için her bir kanalda değişiklik yapmak fazladan iş yükü yaratır. İyi bir otel kanal yönetimi ise online oda satış sürecini otel yöneticileri için kısaltır.
Online satış kanallarının gün geçtikçe artan popülerliği ve otel arayışındaki gezginlerin bu kanallar üzerinden rezervasyonlarını gerçekleştirmeleri sebebiyle, otel kanal yönetimi kullanımı bir gereklilik haline gelmiştir. Bu kanalları etkili bir şekilde kullanabilmek ise otellerin birbirleriyle rekabet edebilmelerini sağlar. Daha fazla satış kanalında yer almak beraberinde daha fazla görünürlüğü getirir. Görünürlük, otellerin daha fazla potansiyel müşteriye ulaşabilmeleri ve markalarını tanıtabilmeleridir.
Kanal yönetiminin bilinmesi gereken faydalarından biri de çok sık karşılaşılan ve aynı zamanda hem oteller hem de müşteriler için can sıkıcı olan overbooking probleminin önüne geçmesidir. Bir oda satışı gerçekleştiğinde odanın müsaitliği tüm online satış kanallarında sona erer. Aynı zamanda, rezervasyon iptali gerçekleştiğinde ve oda müsaite döndüğünde ise tüm kanallarda yeniden aktif duruma geçer. Satış kanallarından gelen online rezervasyonlar eş zamanlı olarak kanal yöneticisinde görüntülenir. Özetle, kanal yönetimi hataları önleyerek rezervasyon sürecinin sorunsuz olarak gerçekleşmesini sağlar.
Süreçleri pratikleştiren, hataları minimuma indiren kanal yöneticisi ile otel operasyonunun verimi artar. PMS ile online satış kanalları arasında bağlantı kurarak işlemlerin otomatikleşmesini ve iş yükünün azaltılmasını sağlar. Kanal yönetimi ile harcanan uzun vakit ve fazla efor, müşterileri daha iyi bir hizmet sunmak amacıyla kullanılır. Her ölçekten işletmenin kullanımına uygun bu otel yazılımları, otel odalarının doluluk oranlarını ve otel gelirini en üste çıkarmayı hedefler.